hanseWasser Bremen GmbH

AVA-Software für kommunale Umweltdienstleister

Effizientes Arbeiten durch klare Strukturen und Stabilität

Kommunale Umweltdienstleister haben vielfältige Aufgaben. Ihnen allen ist gemein, dass Effizienzsteigerung in der Umsetzung einen zunehmend wichtigeren Stellenwert einnimmt. Durch Digitalisierung und spezialisierte Branchensoftware können Mitarbeiter gezielt entlastet und wertvolle Zeit gewonnen werden. So wendet der Bremer Abwasserentsorger eine Software für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) an, um seine zahlreichen Projekte optimal abwickeln und den Bietern stabile Schnittstellen für den Datenaustausch zur Verfügung stellen zu können.

Intelligente und projektübergreifende Suchfunktion

Aufgaben aus kommunalen Verantwortungsbereichen werden zunehmend privatisiert. Dienstleistungsanbieter, die zum Beispiel die Abwasser-, Abfallentsorgung oder weitere Aufgaben wie die Städtereinigung übernehmen, gehen langfristige Kooperationen mit Kommunen ein. Bei der Zusammenarbeit spielt nicht nur das Fachwissen eine große Rolle, sondern der Umweltdienstleister muss seine Strategie und Marktpositionierung aktiv gestalten und ausbauen. Das Bremer Unternehmen für die Abwasserentsorgung, die hanseWasser Bremen GmbH, hat dazu eine innovative AVA-Software eingeführt, um seine zahlreichen Projekte noch effizienter abwickeln zu können und so der Stadt Bremen optimale Prozesse zu garantieren.

Die hanseWasser Bremen GmbH wurde 1999 in Form eines Kooperationsmodells privatisiert und hat die Verantwortung für die Entsorgung des kompletten Abwassers der Hansestadt Bremen. Zu ihren Aufgaben gehören Kanaldienstleistungen, Abwasserbehandlung, Klärschlamm-Entsorgung, industrielles Wassermanagement sowie der Entsorgungsservice. Insgesamt 380 Mitarbeiter sind bei dem Umweltdienstleistungsunternehmen beschäftigt. Um das öffentliche Bremer Kanalnetz sowie die beiden Kläranlagen permanent instand zu halten und zu modernisieren, managt hanseWasser jährlich Bauprogramme mit bis zu 50 Projekten für Tief- und Anlagenbau. Um die damit verbundenen Ausschreibungen bestmöglich bearbeiten und abwickeln zu können, wurde eine spezialisierte Baubranchensoftware notwendig.

„Das Projektvolumen nimmt immer mehr zu und unsere vorherige Software konnte unsere Ansprüche hinsichtlich Flexibilität, Mehrbenutzerzugriff, Funktionsfähigkeit aus dem Homeoffice und Anwenderfreundlichkeit einfach nicht mehr optimal erfüllen. Deswegen haben wir uns 2018 nach einer neuen Lösung umgesehen”,

Karsten Messer, Teamleiter

Software muss flexibel sein und Mehrbenutzerzugriff ermöglichen

Ingenieurdienste Netz ist bei hanseWasser für Ausschreibung und Abwicklung sowie die Pflege des Teilleistungs-Katalogs verantwortlich. Als dann ein dualer Student bei dem Umweltdienstleister seine Bachelorarbeit zum Thema Softwarewechsel geschrieben hat, war der optimale Moment gekommen, sich nach Wechseloptionen umzusehen.

Nachdem die Verantwortlichen bei hanseWasser einen umfangreichen Kriterienkatalog mit den individuellen Anforderungen erstellt hatten, wurden mehrere Software-Lösungen mit Demo- Programmen getestet. Schließlich war es das Produkt SIDOUN Globe, das die meisten Punkte des Katalogs erfüllen konnte und auch flexibel genug war, ganz individuelle Wünsche umzusetzen.

Umfangreiches Rechtemanagement und Stamm-Leistungsverzeichnisse

„Wir haben uns über die Jahre zwei Stamm-Leistungsverzeichnisse für die Erneuerung und Renovierung von Kanälen aufgebaut, die so genannten Teilleistungs-Kataloge. Die beiden Kataloge enthalten sehr viele Einheitspreise, die mit einer Preisdatenbank verknüpft sind. Es war unser wichtigstes Kriterium, dass wir im neuen Programm weiter diese Einheitspreise für die Kostenberechnung nutzen können und diese Datengrundlage nicht verloren geht. Das wurde von SIDOUN optimal umgesetzt. Zusätzlich werden die Positionen in den Katalogen gepflegt und auf den neusten Stand der Technik angepasst. Es ist so möglich, in kurzer Zeit ein Leistungsverzeichnis für eine einzelne Baumaßnahme zu erstellen,“

Karsten Messer, Teamleiter

Auch das umfangreiche Rechtemanagement hat ihn überzeugt. So kann er den 30 Anwendern, die bei hanseWasser mit der Software arbeiten, individuelle Zugriffe auf Funktionen erteilen. Weil die User oft alle gleichzeitig im Programm arbeiten, war gerade der Mehrbenutzerzugriff ein entscheidendes Kriterium für die Zusammenarbeit.

Die übersichtliche Benutzeroberfläche sowie die vollständige Integration der MS Office Programme Excel und Word in die Programmoberfläche der AVA-Software sind für den kommunalen Dienstleister nicht nur weitere Vorteile, sondern essenzielles Feature der Lösung. Die Office- und AVA-Daten werden in derselben zentralen Datenbank gespeichert, sodass beide Programme jederzeit auf demselben Stand synchronisiert sind. Alle Funktionen, die aus den Office-Programmen bekannt sind, stehen auch in SIDOUN Globe zur Verfügung. Per Drag & Drop können Textpassagen, Grafiken, Pläne und Skizzen aus externen Dokumenten direkt in die AVA-Software übertragen werden. „

„Durch die gleichen Befehle wie bei Microsoft Office hat die AVA-Software einen sehr hohen Wiedererkennungswert. Wir haben sehr viele junge Mitarbeiter, die das Office-Paket tagtäglich anwenden und die Arbeit mit dem Paket sehr schätzen“, sagt Messer und fügt hinzu: „Man findet sich als User schnell in der Lösung zurecht, da man sie intuitiv bedienen kann, wenn man Excel und Co gewohnt ist. Das hat die Akzeptanz der Lösung bei uns im Haus enorm erhöht und es waren auch weniger Produktschulungen nötig.”

Karsten Messer, Teamleiter

Produktschulungen und Lernvideos

Sehr oft nutzen die User bei hanseWasser das umfangreiche Support-Angebot. Bei speziellen Fragen haben sie zwei Ansprechpartner, die für sie sind. Geht es um neue Lösungsfeatures, werden Schulungen organisiert. Andernfalls greifen die Anwender auch auf die Lernvideos zurück, die allen Kunden von SIDOUN zur Verfügung stehen.

Seitdem der Umweltdienstleister das AVA-Programm nutzt, wurden alle Projekte für Kanal- Neubau, -Restaurierung oder auch Elektrik- und Maschinenbau optimal abgewickelt. „Die sichere Fehleranalyse, die klare Struktur, die Stabilität und der enge Kundenkontakt erleichtern uns die Arbeit beträchtlich”, hat Messer beobachtet. Auch das Feedback von den Bietern ist positiv, weil der Datenaustausch unkompliziert und sicher funktioniert.

Nachdem die vorher benutzte Software nun komplett abgelöst wurde und alle Mitarbeiter mit der neuen AVA-Lösung arbeiten, soll im Rahmen eines nächsten Projekts nun die Kostenverfolgung komplett auf SIDOUN Globe umgestellt werden.

Fazit

Damit kommunale Umweltdienstleister so effizient wie möglich ihre vielfältigen Aufgaben abwickeln können, ist es unerlässlich, Prozesse immer weiter zu digitalisieren. Die hanseWasser Bremen GmbH kann seit der Einführung einer innovativen AVA-Software das jährliche Bauprogramm und die damit verbundenen Ausschreibungen zeitgewinnend und strukturiert organisieren.