Case Study Zoologischer Garten Magdeburg gGmbH

Intuitives Arbeiten durch selbsterklärende Menüführung

Öffentliche Ausschreibungen für Bauleistungen zu erstellen und zu verwalten kann vor allem für kleinere Unternehmen eine Herausforderung sein. Anstatt diese Aufgabe auszulagern kann eine AVA-Software eine Alternative sein, die den Arbeitsalltag durch ihre Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit erleichtert. Ein Zoo in Mitteldeutschland hat sich für ein Baubranchen-Programm entschieden, das durch seinen Aufbau selbsterklärend ist und optimale Prozesse ermöglicht. Umfangreiche Bauvorhaben stehen bei deutschen Tierparks normalerweise nicht auf der Tagesordnung. Großprojekte sind äußerst selten. Stattdessen geht es bei den Bauvorhaben normalerweise um Instandhaltung, den Neubau von kleineren Außenanlagen sowie Gehegen, Pflanzungen oder Besucherzäune.

Case Study Zoologischer Garten Magdeburg
Case Study Zoologischer Garten Magdeburg

Dennoch sind für die Umsetzung öffentliche Ausschreibungen nötig. Weil den verantwortlichen Abteilungen häufig das Know-How und die passende Ausrüstung fehlen, werden das Erstellen von Leistungsverzeichnissen sowie die Folgeprozesse bezüglich der Vergabe anstehender Bauleistungen häufig an externe Anbieter vergeben. So war es auch beim Zoo Magdeburg. „Aber wir wollten freier arbeiten, uns nicht mehr mit Außenstehenden abstimmen müssen und direkt mit Bietern agieren. So kam es, dass wir eine AVA-Software für die Ausschreibungen beschafft haben”, erläutert Michael Körner, technischer Assistent der Bauabteilung im Zoo Magdeburg, die Ausgangslage.

„Die Bauabteilung im Magdeburger Zoo hat durch den Einsatz der AVA-Software viele Aufgaben automatisiert und arbeitet jetzt effizienter und übersichtlicher. Neben den vielen Sonderfunktionen führen auch die hinterlegten Standardtexte zu einer großen Zeitersparnis bei dem Erstellen von Ausschreibungen. Nicht zuletzt hat die neue Arbeitsweise auch zu einer Kostenersparnis geführt, weil keine Aufgaben mehr outgesourct werden müssen.“ Michael Körner, technischer Assistent der Bauabteilung Zoologischer Garten Magdeburg gGmbH

AVA-Software mit intuitiver Bedienbarkeit

Der Magdeburger Zoo existiert seit dem Jahr 1950. Etwa 340.000 Besucher bestaunen jährlich die mehr als 200 verschiedenen Tierarten in dem beliebten Ausflugsziel für Familien. Die Zoologischer Garten Magdeburg gGmbH beschäftigt mehr als 60 Angestellte in den Abteilungen Zoologie, Bau und Technik, Verwaltung und Marketing. Zu den vielschichtigen Aufgaben der Abteilung Bau und Technik gehört auch das Erstellen öffentlicher Ausschreibungen.

„Weil zwischen den verschiedenen Projekten oft Wochen vergehen können, machten wir uns auf die Suche nach einer AVA-Software, die intuitiv bedienbar ist und trotzdem vom ersten bis zum letzten Tag des Vorhabens zuverlässig einsetzbar ist. Seit drei Jahren arbeiten wir jetzt mit SIDOUN Globe. Wir möchten wirklich nicht mehr auf die damit verbundene Arbeitserleichterung verzichten, weil wir jetzt unsere Ausschreibungen und alle damit im Zusammenhang stehenden Dokumente selbst erstellen können. Wir nutzen alle klassischen Ausschreibungsfunktionen wie das Erstellen von Leistungsverzeichnissen, Mengenermittlung, Preisdatenbank, Preisspiegel, Nachtragsverwaltung, Mängel- und Gewährleistungsverwaltung, Dokumentenverwaltung sowie Baukalkulation. Der logische Aufbau und die übersichtliche Maske machen die Bedienung einfach, auch wenn die Anwender das Programm einige Wochen nicht verwendet haben. Ohne viel Übung können wir einfach dort weitermachen, wo wir aufgehört haben oder eine neue Ausschreibung erstellen. Es ist alles benutzerorientiert und selbsterklärend”, fügt Körner hinzu.

Anforderungen: GAEB-Schnittstelle und transparentes Kostenmanagement

Eine besondere Anforderung bei der Auswahl des Programms war die GAEB-Konformität der Dateien. So sollte ein schneller und sicherer Austausch von Dateien mit Bietern garantiert werden. SIDOUN Globe® kann diesen Anspruch durch eine zuverlässige GAEB-Schnittstelle gewährleisten. Über Datenaustausch-Phasen GAEB-XML oder Excel kann die Bauabteilung des Zoos Magdeburg nun mit beiden Formaten GAEB-konform arbeiten und Leistungsverzeichnisse exportieren, externe importieren oder Daten aktualisieren. Auch für Kostenberechnungen und die Abrechnung setzt der Zoo Magdeburg die AVA-Software ein.

„Die flexiblen und leistungsstarken Tools haben zu einem transparenten und zuverlässigen Kostenmanagement geführt, mit dem die Bauabteilung die Kostenentwicklung entlang der Bauprojekte stets im Blick behält. Die vollkommene Excel-Integration ist für mich für die präzise Kostenverfolgung besonders nützlich“, so Körner „Damit kann jede Microsoft-Office-Datei in das Ausschreibungsprogramm importiert oder exportiert werden. Weil keine manuellen Übertragungsarbeiten von Excel in die AVA-Software oder umgekehrt vorgenommen werden müssen, vermeidet dies Fehler. Eine bidirektionale Verzahnung zwischen den Programmen ermöglicht bei Änderungen eine Synchronisierung in Echtzeit.“

Zeitersparnis durch hinterlegte Standardtexte und Automatisierung

Die Bauabteilung im Magdeburger Zoo hat durch den Einsatz der AVA-Software viele Aufgaben automatisiert und arbeitet jetzt effizienter und übersichtlicher. Neben den vielen Sonderfunktionen führen auch die hinterlegten Standardtexte zu einer großen Zeitersparnis bei dem Erstellen von Ausschreibungen. Nicht zuletzt hat die neue Arbeitsweise auch zu einer Kostenersparnis geführt, weil keine Aufgaben mehr outgesourct werden müssen. Falls die Nutzer im Zoo Magdeburg doch einmal Fragen zu den Funktionalitäten des Programms haben, greifen Sie auf die Hilfevideos von SIDOUN zurück oder kontaktieren den Kundenservice.

Fazit

Gerade Anwender, die sich nicht täglich mit dem Erstellen von Ausschreibungen von Bauleistungen beschäftigen, brauchen eine AVA-Software, die nicht nur alle Standard-Funktionalitäten enthält, sondern auch selbsterklärend und benutzerfreundlich ist. Die Bauabteilung des Magdeburger Zoos nutzt für ihre Projekte jetzt das Programm SIDOUN Globe®, konnte dadurch Aufgaben bündeln und hat eine bessere Kostenkontrolle erreicht.